A City Taxi Fuvarszervező Szövetkezet 1983-ban alakult, az első magán taxi társaságok között. Stabil működéséhez nem csak a gépjárműpark és a szolgáltatások folyamatos fejlesztése, hanem a kor követelményeinek elébe menő informatikai beruházások is hozzájárulnak, melyekkel a változó piaci és törvényi környezetnek is meg tudnak felelni.
Előző vállalatirányítási rendszerüket 2007-ben vették használatba 1 év tesztidőszak után. Noha a menedzsment alapvetően sikeresnek ítéli az akkori bevezetést, mely eredményeként megvalósult a banki interfésszel és a fuvaradatokat kezelő elszámoló központtal történő adatcsere, a kiválasztott nemzetközi hátterű ERP-vel az idők folyamán több probléma is felmerült:
- a tárgyi eszközök nyilvántartását nem tudta a magyar jogszabályoknak megfelelően kezelni, ezért ezeket már 2010 óta a CobraConto rendszerben vezették
- a devizás számlák alkalomszerű kiállítására szintén szigetrendszert kellett igénybe venni
- különösen a könyvvizsgálatok során jelentett problémát, hogy a programban elérhető szűrések, riportok, lekérdezések köre szűkös
- a szállító időközben egy másik nemzetközi ERP-re helyezte működésének fókuszát, az utóbbi években egy nyugdíjas tanácsadó volt a City Taxi segítségére, mely azonban főként beszámolási időszakban nehézkessé és lassúvá vált
- a jogszabályi követelményeknek való megfelelést a szoftver szállítója saját kezdeményezéssel nem támogatta, azokat külön kellett kezdeményezni, jelentős fejlesztési díjak megfizetése mellett
Értékelés, kiválasztás, döntés
2017-re világossá vált a társaság vezetőségének és gazdasági szakembereinek egyaránt, hogy a NAV Online Számla által támasztott követelmények teljesíthetősége csak átmeneti megoldással megvalósítható, emelett a fent említett problémák kiküszöbölése is jelentősen csökkentené a számviteli munkára fordított erőforrásokat és a hibák lehetőségét.
Látva a piacon elérhető rendszerek számát és változatosságát a vezetőség Zsiga Sándor (ZSI-ROda Kft.) gazdasági tanácsadóval szorosan együttműködve mérte fel a kiidulási állapotot és határozta meg az elérendő célokat tartalmazó követelményrendszert. Az ajánlatkérést – természetesen az ajánlati ár meghatározásán túl – 4 fő feltétel teljesítésére alapozták:
- A szállítandó vállalatirányítási rendszerrel szemben egyértelműen azt az elvárást fogalmazták meg, hogy rendelkezzen a Magyarországon általánosan elvárt funkciókkal és már „dobozos” formában, a rendszer alaptudása a számlázástól a főkönyvi könyvelésig integrált módon biztosítsa a pénzügyi bizonylatoknak a számviteli- és adó törvény szerinti nyilvántartását, az elvárt analitikákkal együtt.
- Meghatározták azon funkciók leírását, amelyek valószínűség szerint nem elvárt funkciói a szállítandó alap terméknek, ezért azokat egyedileg kell kifejleszteni az ajánlat nyertes szállítójának. Itt kaptak helyet az ERP központú információs rendszer integrálandó elemei is:
- Etaxi.hu vevői portál és elszámolóközpont
- Diszpécser központ, mely a fuvarokat szervezi
- OTP Simplepay fizetések
- Budapest Bank: elektronikus banki kivonatok, csoportos átutalási és csoportos beszedési műveletek
- Meghatározták továbbá, hogy a szállítandó számviteli programot és kiegészítő funkcióit (egyedi fejlesztéseket) milyen ütemezés szerint kell bevezetni.
Az ajánlattevők iránt igényként fogalmazták meg továbbá a referenciák nyújtását. 10, a piacon is ismert szervezetet vártak el, ahol az ajánlott termék jelenleg is üzemel, és szükség esetén az ajánlat kiíró felveheti a felhasználó céggel a kapcsolatot.
A Szövetkezet összesen 10 szállítót keresett meg ajánlattételi felhívásával és előzetes specifikációjával, melyek közül a feladat nagyságát látva mindössze hárommal jutottak el a tárgyalási szakaszba. A Cobra Computer Kft a kezdetektől tapasztalt konzulenssel és a vezető fejlesztővel képviseltette magát a megbeszéléseken, mely alapján az ajánlatkérő meggyőződhetett a CobraConto.Net pénzügyi-számviteli magjának robosztusságáról, a szállító pedig képet kaphatott a megvalósítandó egyedi igényekről, integrációkról.
Megvalósítás
A Cobra Computer fejlesztői és konzulensei a célul kitűzött 2020.01.01-es éles indulás előtt fél évvel elkészítették a felmérések alapján a specifikációkat és jóváhagyás után elkezdték a fejlesztést.
A fejlesztés a szállítónál bevált menetrend szerint haladt: a teszt rendszerbe bekerült új funkciókat a belső tesztelés után a City Taxi munkatársaival közösen validálták, szükség esetén az új információk alapján a funkciókat korrigálták, majd újra jött a felhasználói tesztelés. Az elfogadás után az egyedi funkciók dokumentálása és ennek a dokumentumnak az átadása a megrendelő részére zárja a folyamatot.
Üres, törzsadatok, nyitó tételek nélküli rendszert azonban nem lehet éles bevetésre küldeni. Ezért a régi ERP adatbázisához kapott olvasási hozzáféréssel a konzulens előkészítette a migrálandó adatokat:
- Partner törzsadatok: név, adószám, kapcsolattartási információk, stb
- Fuvarszervező Szövetkezet tagok listája: gépjárművek jellemzői, engedélyek, stb
- Fuvarozók URH kódjai, havi tagdíj számlázáshoz szükséges adatok
- Cikk törzsadatok, készletek
- Nyitott vevő és szállító állomány
- Főkönyvi nyitó tételek
A szoros menetrend és a sok megvalósítandó funkció mellett a szoros, szinte napi kapcsolattartás a kulcsfelhasználókkal meghozta eredményét: 2020 első munkanapján a felhasználók az adatokkal feltöltött, működő programot vehettek használatba, természetesen éles indulási felügyelettel, melyet a bevezetést végigkísérő konzulens kolléga biztosított.
Folyamatos támogatás
Egy ERP rendszernek azonban folyamatosan változnia kell az üzleti és jogi környezettel egyaránt. Az első félévben több mint 10 egyedi lekérdezés született a felhasználók igényei alapján, a taxisok vevői és szállítói számláinak pénztári rendezésére egyedi kompenzálást végző funkció készült.
A kiállított számlák, számviteli bizonylatok és díjbekérők emailes továbbítása a 2021-es évben került megvalósításra, jelentős erőforrást spórolva a felhasználóknak.
A pandémia hatására a fuvarozóknak kiállított havi tagdíj számlákat az aktuális hónapban ledolgozott napok alapján kellett korrigálni, ehhez új számla importálási lehetőséget kellett biztosítani.
2022-ben a közös együttműködés folytatódik, a City Taxi üzletfejlesztési elképzeléseinek megvalósításában továbbra is partner a Cobra Computer.
