A számlák korrekciója sok esetben zavaró lehet, hiszen sokan még mindig a „sztornó” vagy „helyesbítés” elnevezést használják, pedig már régóta érvénytelenítésről és módosításról beszélünk. Az elnevezés mellett azonban sokkal fontosabb a gyakorlati tudás arról, hogy mikor és hogyan kell alkalmaznunk ezeket a műveleteket.
A NAV Online Számla Rendszere egy gazdasági eseményhez tartozó számlákat egy láncolatként értelmezi és így várja el a jelentésüket is. Ez azt jelenti, hogy egy számlalánc tagjának mindig hivatkoznia kell a korábbi bizonylatra, amit módosít vagy érvénytelenít. A számlalánc fogalma néhány megszorítást is hoz magával:
- Nem lehet feladni egy későbbi számlalánc tagot, ha a korábbi tag még nem lett feladva.
- Az eredeti számla tételét nem cseréljük ki a módosító számlával, hanem azok együttes hatásával érhetjük el a kívánt módosítást.
- Nem ajánlott új mínusz értékű számlát készíteni, inkább használjuk a korábbi számla módosítását vagy érvénytelenítését.
A számlaláncolat kezelésére tökéletes megoldást nyújthat a CobraConto.Net program, amely rendelkezik beépített érvénytelenítés és módosítás funkciókkal.
Most pedig nézzük, hogy mikor lehet sztornózni vagy érvényteleníteni a számlát, illetve mikor kell módosító számlát kiállítani.
Számla érvénytelenítése:
- ha az ügylet teljesítése meghiúsult, vagyis nem történt meg, akkor az érintett számlát érvényteleníteni kell.
Módosító számla kiállítása:
- Hiányos adatok: ha hiányosak a kiállító vagy a vevő adatai, akkor módosító számlát kell kiállítani.
- Hiba a megjegyzésben: ha lehagyott vagy hibás megjegyzés található a számlán, akkor azt módosító számlával kell korrigálni.
- Előleg visszatérítése: ha egy korábban kapott előleget részben vissza kell téríteni a vevőnek, akkor szintén módosító számlára van szükség.
- Pénznem módosítása: ha a számla pénzneme nem megfelelő, akkor azt módosító számlával kell követni.
- Téves adatok: ha téves adatok szerepelnek a számlán, például elgépelt név, mennyiség, egységár, lehagyott kedvezmény vagy téves áfa kulcs, akkor azt módosító számlával kell korrigálni.
- Áthárított adó módosítása: ha az áthárított adó összege vagy az áthárított adó alapja módosul, akkor módosító számlával kell ezt rögzíteni.
Ne felejtsük el, hogy ezekben az esetekben mindig az eredeti számla és a módosító számla/számlák együttesen érvényesek. Így biztosítjuk, hogy a számlaláncot és a főkönyvi könyvelést helyesen kezeljük.
